Un inventario es una lista de artículos que posee una empresa, incluidos sus productos y cualquier otro activo físico.

Un inventario suele ordenarse por categorías, y se utiliza como herramienta para hacer un seguimiento de los niveles de existencias y para identificar las existencias que hay que pedir.

Saber cómo crearlo es esencial para cualquier empresa, ya que le ayuda a hacer un seguimiento de sus existencias y a gestionar la compra y venta de productos.

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¿Por qué es importante tener un inventario?

Tener un inventario es importante para las empresas por muchas razones.

En primer lugar, ayuda a las empresas a controlar sus existencias, para poder reponerlas cuando sea necesario.

Sin un inventario, las empresas se verán en apuros para suministrar productos cuando los necesiten.

Otra ventaja es que puede ayudar a las empresas a controlar el valor total de sus productos, así como cualquier cambio en el coste de los productos a lo largo del tiempo. 

Cómo crear un inventario en tan solo 7 pasos

Es esencial para que cualquier empresa pueda hacer un seguimiento de los productos, suministros y equipos.

También es una forma estupenda de detectar problemas rápidamente y asegurarse de que todo está contabilizado.

Saber cómo hacerlo de forma eficaz puede ahorrarte mucho tiempo y dinero a largo plazo.

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📢 Paso 1: Localizar un espacio para contar las existencias

El primer paso para crear un inventario es localizar un espacio para contar las existencias.

Debe ser una zona limpia y bien iluminada de tu negocio, donde puedas guardar los artículos a contar.

De este modo, podrás llevar un registro de los artículos que ya has contado y de los que aún quedan por contar.

📢 Paso 2: Crear una hoja de cálculo

Tras encontrar el espacio adecuado, es hora de crear una hoja de cálculo para el inventario.

Dependiendo de la plataforma que utilices, como Excel, Pages o Google Sheets, tendrás que determinar las categorías que se utilizarán para tu lista de inventario.

Una vez hecho esto, empieza a elaborar la lista de productos para cada columna.

Esto te facilitará recordar qué producto pertenece a cada categoría de inventario.

📢 Paso 3: Identificar las métricas para el control de inventario

El siguiente paso es identificar las métricas para el control de inventario.

Dependiendo del tipo de existencias que tengas almacenadas, debes decidir qué mercancías estarán sujetas al inventario y cómo se cuantificarán, ya sea por unidades, volumen, peso u otras métricas.

Este paso es necesario para asegurarte de que tienes un control total sobre las existencias.

📢 Paso 4: Etiquetar y embalar los artículos según prefijos, subcategorías y números de lote/caja

Una vez que hayas identificado las métricas, debes empezar a etiquetar y embalar los artículos según sus prefijos, subcategorías y números de lote/caja.

Este cuidadoso etiquetado puede ayudarte a detectar fácilmente cualquier posible problema, así como a identificar los artículos de un vistazo.

Además, puede ayudarte a recuperarlos rápidamente más adelante, ya que sabrás exactamente dónde encontrar cualquier artículo que estés buscando.

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📢 Paso 5: Elabora una lista de las denominaciones del inventario

Después de etiquetar tus artículos, el siguiente paso es crear una lista de todas las denominaciones del inventario.

Esta lista debe incluir las categorías y artículos resultantes, sus códigos correspondientes, ubicaciones, contenidos y cantidades.

Todo esto debe anotarse cuidadosamente y mantenerse en orden, para que te resulte más fácil controlar tus mercancías y hacer un seguimiento de las existencias utilizadas.

📢 Paso 6: Comprueba el flujo de caja

Una buena estrategia de gestión ayudará a tu empresa a mejorar su flujo de caja.

Debes asegurarte de que las mercancías se venden para que puedas ganar dinero y pagar a tus proveedores por los productos recibidos.

Si es preciso, no podrás identificar correctamente los artículos que hay que vender y no podrás recuperar el dinero pagado por ellos.

📢 Paso 7: Utilizar un software de inventario

Utilizar un software es crucial para gestionar con precisión tus productos y controlar tus existencias.

Aunque es posible utilizar una hoja de cálculo para llevar el control, lo cierto es que el software adecuado puede ahorrarte mucho tiempo y dinero a largo plazo.
El software también puede ayudarte a gestionar mejor tus datos, a determinar los protocolos adecuados de privacidad y ciberseguridad, y a gestionar mejor las operaciones cotidianas de tu empresa.

Consejos para gestionar las existencias

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a gestionar tus existencias:

  • 💦 Conoce tu umbral. Asegúrate de que tienes existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes, pero no tantas como para que te sobren artículos.
  • 💦 Utiliza programas informáticos que te ayuden a seguir y gestionar tus existencias. Esto te ayudará a ahorrar tiempo y a asegurarte de que tu inventario está actualizado.
  • 💦 Mantén registros precisos. Asegúrate de introducir inmediatamente cualquier cambio o transacción en tu sistema de inventario.
  • 💦 Mantén una buena relación con tus proveedores. Sé coherente con tus pedidos y comunícate con tus proveedores para asegurarte de que pueden satisfacer tus necesidades.
  • 💦 Mantente organizado. Mantener el inventario organizado facilitará la búsqueda de artículos y el seguimiento de su ubicación.
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Conclusión

Tener un inventario bien organizado es esencial para cualquier empresa, ya que le ayuda a realizar un seguimiento de sus existencias y a gestionar la compra y venta de productos.

Hacer un inventario implica varios pasos, como identificar los artículos que hay que incluir, organizarlos, crear un mapa del almacén y etiquetar las estanterías, los almacenes y otros artículos.

También es importante gestionar el inventario, como controlar los niveles de existencias y asegurarse de que se venden a tiempo.

Con los pasos correctos y una gestión adecuada, las empresas pueden crear un inventario de éxito.